Subir un documento y encontrarlo meses después

Te llega por correo un informe médico de un paciente. Lo imprimís, lo ponés en la carpeta y tres meses después necesitás ese dato para una derivación. Sabés que está en algún lado de la carpeta de María, pero son cuarenta hojas sin orden y te lleva diez minutos hojear.

Digitalizar los documentos clínicos no termina en subir un archivo. Lo importante es poder encontrar lo que subiste el día que lo necesitás.

El problema de los archivos que son solo imagen

Guardar un escaneo en una carpeta de la nube resuelve el espacio en el escritorio, pero no la búsqueda. Un PDF escaneado es una imagen: el sistema no sabe qué dice. Para encontrar el "informe cardiológico de marzo" tenés que ir abriendo archivo por archivo.

Ahí entra el reconocimiento de texto, que convierte esa imagen en texto que se puede buscar. Lo habitual es que ese proceso ocurra en un servidor externo, y eso obliga a subir contenido clínico a un tercero.

El reconocimiento ocurre en tu navegador

En Pavla, el reconocimiento de texto corre directamente en tu navegador. Cuando subís una imagen o un PDF:

1. El archivo se procesa en tu propia computadora.
2. Si la calidad alcanza, se extrae el texto solo.
3. Ese texto se cifra junto con el archivo antes de guardarse.
4. Queda listo para buscarlo desde la búsqueda rápida.

El contenido del documento no viaja a ningún servicio de terceros para leerlo.

Si el documento está en mal estado (una foto borrosa, letra a mano, un escaneo torcido), el sistema no se inventa texto: te avisa que no pudo sacar nada útil y te deja un campo de notas para que escribas vos lo importante.

Dónde viven los documentos

Hay dos lugares. Los documentos del paciente están dentro de su ficha, en la pestaña "Documentos": informes, consentimientos, derivaciones, todo lo que pertenece a ese caso. Los documentos generales son una biblioteca aparte, con carpetas, para material que no cuelga de un paciente (plantillas, artículos, notas de supervisión).

En los dos casos subís arrastrando el archivo o con el botón de carga, y el reconocimiento arranca enseguida con una barra de progreso.

Encontrar lo que subiste

Una vez procesado, el texto del documento se puede buscar desde la búsqueda rápida. Escribís "informe cardiológico" o el nombre del paciente y aparecen los documentos que coinciden. También podés escribir "documentos García" para filtrar por paciente.

En la vista previa, el texto reconocido aparece en una pestaña que podés editar. Si algo salió mal escrito, lo corregís ahí.

Con qué anda bien y con qué no

Funciona bien con informes médicos impresos o escaneados, consentimientos firmados, derivaciones e interconsultas, y PDFs que ya tienen texto seleccionable.

Le cuesta la letra manuscrita, las fotos con poca luz o en ángulo y los documentos de más de diez páginas (procesa las primeras diez y el resto queda como imagen).

En esos casos, subí igual el archivo, que queda guardado y cifrado, y usá el campo de notas para dejar un resumen a mano.

Para no perder documentos

• Subilos en el momento. Cuando te llega un informe, cargalo antes de que termine la sesión; después se amontona.
• Poneles un nombre claro. Pavla usa el nombre original del archivo, así que si el correo lo mandó como "scan001.pdf", renombralo antes.
• Vinculalos a la sesión cuando son de una fecha puntual, así quedan en la cronología del paciente.
• Revisá el texto reconocido la primera vez. Corregir dos palabras te ahorra no encontrar nada más adelante.

Empezá con un documento

Elegí un informe que tengas en PDF o una foto de un consentimiento. Subilo a la ficha de un paciente y mirá qué texto reconoce. Después buscalo desde la búsqueda rápida con una palabra de su contenido.

Si todavía no tenés cuenta, podés registrarte en pavla.com.ar. Y si querés saber cómo cuidamos esos documentos una vez guardados, leé esta nota sobre cifrado y confidencialidad.